Kirjaaminen on välttämätön osa asiakastyötä ja tiedolla johtamista

Kirjaamisvalmentajien kesäseminaari 17.6.2019 kokosi 250 ammattilaista livenä ja etänä eri puolilta Suomea helteiseen Helsinkiin. Kaikissa puheenvuoroissa toistui eri sanoin viesti kirjaamisen suuresta merkityksestä sen ensisijaisessa käyttötarkoituksessa suunnitelmallisen asiakastyön jäsentäjänä sekä toissijaisessa käytössä tiedolla johtamisen ja rakenteellisen sosiaalityön mahdollistajana.

Maarit Rötsä Terveyden ja hyvinvoinnin laitokselta emännöi vuotuista tapaamista asiantuntevalla ja selkeällä otteella toivottaen tulijat tervetulleeksi tilaisuuteen. Koska vaikeista asioista, kuten sosiaalihuolto, sosiaalityöntekijä tai prosessi, on paras kysyä varsinaisilta asiantuntijoilta, saimme niihin vastaukset lasten selittäminä Sosiaalihuollon tiedonhallinnan elokuvakerhon vuonna 2015 tuottamasta lyhytelokuvasta. Lopputulemana Rötsä totesi, että Kansa- ja muiden hankkeiden avulla on saatu sanoitettua ennen vaikealta tuntuneita käsitteitä ja niitä on nykyisin helpompi selittää alaa vähemmän tunteville.

Anu Muuri avasi tilaisuuden pohdiskellen kirjaamisen kannalta olennaisia kysymyksiä ja avasi asiakastietojen ensi- ja toissijaista käyttöä. Kansa- sekä Kansa-koulu-hankkeet saivat Muurin vastikään laatimassa tutkimus- ja kehittämisrakenneselvityksessä paljon positiivista palautetta etenkin organisoinnin osalta, joka perustuu Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen ja osaamiskeskusten toimivaan yhteistyöhön. Huoli kirjaamisosaamisen tulevaisuudesta ja Kanta-liittymisen tuen jatkosta kentällä onkin suuri Kansa-koulu-hankkeen päätöspäivän häämöttäessä vuoden lopussa. Toissijaisen käytön kannalta Muuri painotti tietojohtamista, jossa olennaisen tärkeää on kirjaamisen kautta saatavan tiedon oikeellisuus, sillä päätökset perustuvat saatavissa olevaan dataan. Toukokuun alusta voimaan tulleen lain sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen toissijaisesta käytöstä myötä toiminnan aloitti uusi tieto- ja lupaviranomainen, Findata.  

Miten meillä menee -tilannekatsauksissa saatiin tietoa Kansa- ja Kansa-koulu-hankkeiden etenemisestä. Kansa-hankkeesta kertoneen Maarit Rötsän mukaan tähän mennessä sosiaalihuollon Kanta-arkiston on ottanut käyttöön 16 organisaatiota ja käyttöönottoaalloissa 1–5 on ollut mukana 94 tahoa. Kantakirjauksia on tehty 58 000 asiakkaalle yhteensä 818 000 asiakirjaan. Asiakastietolain myöhästymisen vuoksi etenemisvaiheistusta on muokattu ja aikataulua on jopa aikaistettu. Käyttöönottoaaltoja on aikataulutettu 20:een saakka. Kesäkuussa kannattaa olla tarkkana, sillä THL julkaisee uutta tietoa Omakanta-palvelusta sekä päivitettyjä asiakasasiakirjarakenteita.

Vaikka sote- ja asiakastietolaki ovat pienellä tauolla, Kansa-hanke sen kun porskuttaa! Maarit Rötsä kertoi jopa aikataulun aikaistumisista.

Päivi Malinen muistutti Kansa-koulu II-hanketta käsitelleen puheenvuoronsa aluksi, että laadukkaan sosiaalihuollon työn edellytyksenä on, että asiakastieto on siellä, missä asiakasta palvellaan. Kansa-koulu-hankkeiden aikana on valmennettu noin 2100 kirjaamisvalmentajaa, jotka ovat valmentaneet lähes 35 000 ammattilaista julkisella ja yksityisellä sektorilla. Tämä on kuitenkin vasta noin neljännes koko sosiaalihuollon ammattihenkilöstöstä, joten työtä riittää jatkossakin. Hankkeessa laaditut esimiesten sekä pääkäyttäjien ja asiakirjahallinnon tietopaketit sekä nykytilan kartoituksen työkalu ovat vapaasti kiinnostuneiden hyödynnettävissä. Syksyllä pilotoidaan vielä syventävän kirjaamisvalmennuksen kokonaisuus. Vuoden loppuun mennessä toteutetaan kirjaamisvalmentajille suunnattu valtakunnallinen kysely, jossa kartoitetaan kirjaamisosaamisen aikaansaamaa muutosta sekä arvioidaan hankkeen toimintaa.

Antero Lehmuskoski ja Anna Kärkkäinen tarkastelivat asiakastiedon hyödyntämisen eri ulottuvuuksia. Lehmuskoski pohdiskeli lastensuojelun viitekehyksessä asiakkaan ja ammattilaisen tietoa Joharin ikkunan avulla: millaista tietoa ja tietotarpeita syntyy tietämisen ja ei-tietämisen yhdistelmistä. Tavoitteena asiakastyössä olisi laajentaa avoimen tiedon osuutta, asiakkaan ja ammattilaisen yhdessä jakamaa tietoa ja ymmärrystä, ja pienentää kummallekin tuntematonta tiedon aluetta. Määrämuotoisten asiakasasiakirjojen sekä rakenteisten tietojärjestelmien tarkoituksena on tuottaa tietoa niin asiakastyön kuin johtamisen ja tilastoinnin tarpeisiin. Tulevaisuuden näkymä on, että työstä jää kokonaan pois ”tilastojen naputtelu yömyöhään sormet verillä”.

Antero Lehmuskoski avasi asiakastiedon monia käyttötarkoituksia. Ammattilaisen on kirjatessaan hyvä muistaa, että se on myös palanen ihmisen henkilöhistoriaa.

Kärkkäinen lähestyi tiedonhyödyntämistä strategioiden ja lainsäädännön näkökulmasta. Sote-tieto hyötykäyttöön 2020 -strategia luo tämänhetkiset puitteet kansalliselle kehittämiselle. Asiakastietolaki toivottavasti saadaan mahdollisimman pian eteenpäin. Laki asiakastietojen toissijaisesta käytöstä tuli voimaan 1.5.2019. Vaikka keskustelun perusteella tietojohtamiseen ei juuri kiinnitetä huomiota kirjaamisvalmennuksissa, se tulisi nostaa asiakastyötä tekevien kanssa käytävissä keskusteluissa esiin: asiakastyössä tuotetaan johtamisessa käytettävä tieto. Motivaatiota voisi lisätä, mikäli työntekijä saisi tuottamansa tiedon oman työn kehittämisen ja itsensä johtamisen tueksi. Samalla myös rakenteelliselle sosiaalityölle tulisi luonnollinen paikka osana asiakastyötä.

Katariina Hauhtonen ja Johanna Heikkilä kertoivat käyttäjäkokemuksia sosiaalihuollon asiakastiedon arkistosta Turussa. 27 työtekijän päihdepalvelujen asumisyksikössä avainkeinona on ollut yhdessä oppiminen ja uuden ajattelutavan omaksuminen kirjaamisvalmennuksen ja Kantaan kirjaamisen tekniikan haltuun ottamisen avulla. Kanta-palvelujen käyttöönotto vei yksikössä vuoden. Uusi toimintatapa ei siis synny itsestään: se vaatii aikaa ja yhteistä kypsyttelyä.

Erja Ailion aiheena oliasiakirjarakenteiden statukset ja kehittämispolku.Tällä hetkellä kaikki asiakirjat ovat luonnostilassa. Niiden muuttaminen käyttöönottovalmiiksi edellyttää sisällöllistä ja teknistä kuulemista, jotka toteutetaan vuosien 2019 ja 2020 aikana. Ensimmäiset asiakasasiakirjat valmistuvat tämän vuoden syyskuussa.

Niina Häkänen kertoi asiakastietojen katseluun tarkoitetusta Omakanta-palvelusta, joka tulee käyttöön vuonna 2020. Ammattilaisella on perustelluista syistä oikeus rajoittaa Omakannassa näytettävää tietoa joko viivästämällä sen julkaisua tai kieltämällä näkyminen kokonaan. Samassa yhteydessä Häkänen kertoi myös puolesta-asioinnin toiminnallisuuksista. Ammattilaisen on hyvä muistaa, että vaikka tietojen näkymistä Kanta-palveluissa on rajoitettu, asiakkaalla on oikeus aina pyytää häntä koskevia kirjauksia rekisteritietojen tarkastamisen nojalla. Asiakastiedoissa näkyvä omatyöntekijä herätti yleisön keskuudessa toiveen lisäohjeistuksesta suhteessa terveydenhuollon vastuutyöntekijään.

Viimeisessä puheenvuorossa Kaisa Hujanen ja Mari Sisso kertoivat Päijät-Hämeen kokemuksia kirjaamistapojen muutoksista kirjaamisvalmennusten jälkeen. Asiakirjat haluttiin systemaattisesti käyttöön samalla vahvistaen tiedolla johtamista. Tavoitteena on osallistavaan kirjaamiseen ja vuorovaikutukseen perustuva tiedonmuodostamisen prosessi, joka tuottaa laadukasta tietoa ja vaikuttavaa asiakastyötä. Asiakirjat käytiin läpi kohta kohdalta yhdessä miettien tavoitteiden toteuttamisen näkökulmasta.  Organisaatiossa on laadittu yhteinen tiedonhallinnan hallintamalli, jossa on määritelty kunkin toimijan roolit ja vastuut. Jalkauttamista varten perustettiin kehittämisryhmä, jonka vastuulla on mm. viedä käytäntöön lokakuun alussa 2019 voimaan tuleva linjaus lastensuojelun kirjaamisaikatauluista: kiireelliset tilanteet kirjataan samana päivänä, ei-kiireelliset viimeistään seuraavana. Organisaatiossa suositaan kokeilukulttuuria, jonka myötä myös tämä pilotti on saanut alkunsa – ilman kansallista rahoitusta.

Lopuksi Maarit Rötsä näytti englanninkielisen videotiivistyksen Kanta-palveluista. Kanta on Euroopassa ja maailmanlaajuisesti ainutlaatuinen tietovaranto, joka herättää suurta kiinnostusta muualla. Rötsä muistutti, että kirjaamisvalmentajien tekemä työ on ensisijaisen tärkeä osa sosiaalihuollon Kanta-palvelujen käyttöönottoprosessissa kuten myös kirjaamisosaamisen vahvistamisessa eri puolilla maata.

Kesäseminaarin materiaali on saatavilla THL:n slideShare-palvelussa osoitteessa: https://www.slideshare.net/THLfi/clipboards/kirjaamisvalmentajien-kesaseminaari-2019

Kirjautuminen SlideShare –palveluun

Kaikkien THL:n OPER-yksikön järjestämien koulutusten ja seminaarien aineistot julkaistaan SlideShare -palvelussa. SlideSharen käyttö edellyttää kirjautumista Facebookiin, LinkedIniin tai oman käyttäjätilin luomista osoitteessa www.slideshare.net.

SlideSharen käyttöohjeet (pdf 626 kt) https://thl.fi/documents/920442/3022844/Slideshareohjeet+16.11.2016.pdf/b0058ffa-0877-4720-beb8-dd538e3ee257

Teksti ja tulkinta: Sivi Talvensola @koske.fi