Työharjoittelujaksollani Koskessa olen perehtynyt sosiaalihuollon tiedonhallintaan ja dokumentointiin. Aihetta käsittelevän Sosiaalityöntekijän silmin -juttusarjan ensimmäisessä osassa pohdin sosiaalihuollon kieltä ja käsitteitä asiakastyön näkökulmasta. Tekstit perustuvat Kansa-koulu-hankkeen kirjaamisvalmennukseen sekä sosiaalihuollon tiedonhallinnan valtakunnalliseen materiaaliin.
Kieli sosiaalihuollon asiakastyössä
Kielenkäytöstä koko julkisessa hallinnossa säädetään hallintolain 9 pykälässä. Sen ensimmäisen momentin mukaan:
Viranomaisen on käytettävä asiallista, selkeää ja ymmärrettävää kieltä.
Erikseen ja nimenomaisesti sosiaalihuollon asiakasasiakirjoissa käytettävästä kielestä säätää Lain sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista 6 pykälä. Sen ensimmäisen momentin mukaan:
Asiakasasiakirjoissa käytettävän kielen on oltava selkeää ja ymmärrettävää, ja niissä saa käyttää vain yleisesti tunnettuja ja hyväksyttyjä käsitteitä ja lyhenteitä.
Videohaastattelussaan Kotimaisten kielten tutkimuslaitos Kotuksen erityisasiantuntija Ulla Tiililä käsittelee laajasti sitä, mitä hyvään kielenkäyttöön sosiaalihuollossa kuuluu (Tiililä 2016). Hän korostaa, että hyvä kieli on hyvän asiakastyön edellytys. Se myös säästää aikaa ja tehostaa työtä, koska kerralla annettu hyvä informaatio lisää ymmärrystä ja luottamusta, mikä ehkäisee ongelmien syntymistä myöhemmin.
Hallituksen esityksessä Laiksi sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista (HE 345/2014 vp, 34) nostetaan esille, että asiakasasiakirjojen tulisi olla asiakkaan kannalta ymmärrettäviä ja saavutettavia. Asiakkaiden oikeusturva, tasavertainen ja yhdenmukainen kohtelu toteutuvat kielen kautta. Kielenkäytön asiallisuuden vaatimus liittyy Ulla Tiililän (2016) mukaan vuorovaikutukseen, suhdetoimintaan ja hyvään käytökseen. Työntekijän asenne asiakasta kohtaan tulee ilmi kielenkäytön kautta. Selkeys puolestaan liittyy siihen, miltä teksti näyttää paperilla tai tietokoneen näytöllä. Hyvin hahmottuvassa tekstissä on mm. pilkut ja välilyönnit paikoillaan ja johdonmukainen päivämäärien ja vuosilukujen merkintä. Ymmärrettävyyden vaatimus liittyy kognitiiviseen oivaltamiseen ja tajuamiseen. Ymmärrettävä kieli ilmaisee puhujan tai kirjoittajan ajatuksen, päättelyketjun ja syy-seuraussuhteet. Ymmärrettävyyden vaatimuksen täyttämiseen on kiinnitettävä erityistä huomiota sosiaalihuollossa, sillä vaikeiden asioiden äärellä asiakkaat saattavat olla ”lukossa” voimakkaassa stressitilanteessa, eivätkä pysty vastaanottamaan informaatiota, vaikka sosiaalihuollon ammattilainen tekisi parhaansa tullakseen ymmärretyksi.
Määrämuotoisen kirjaamisen tavoitteena on valtakunnallisesti yhdenmukainen kirjaamistapa, mikä yhtenäistää myös käytettäviä käsitteitä. Keskeisenä tavoitteena on lisäksi, että asiakasta koskeva tarvittava tieto olisi löydettävissä aina siellä, missä asiakkaan asioita käsitellään. Yhdenmukainen, määrämuotoinen kirjaamiskäytäntö ja käsitteiden käyttäminen turvaavat asiakkaan oikeusturvan toteutumisen eri sosiaalipalveluissa ja tuottavat sosiaalihuollosta tilastoitavaa ja vertailukelpoista tietoaineistoa. Määrämuotoisen kirjaamisen tavoitteena on, että sama asia kirjattaisiin vain kerran ja tieto olisi käytettävissä sekä asiakastyössä että tilastoinnissa ja tiedolla johtamisessa anonyymisti. Sosiaalialan tiedonhallinnan sanaston käyttäminen mahdollistaa näiden tavoitteiden saavuttamisen. Asiakirjat muodostavat valtakunnallisen tietovaraston, joka hyödyttää sosiaalihuollon tutkimusta, kehittämistä ja tiedolla johtamista. Määrämuotoinen kirjaaminen yhtenäistää myös sen, miten numerot, päivämäärät ja vuosiluvut merkitään. Tietojärjestelmät eivät tunnista vaihtelevia merkintöjä, jolloin tiedonhaku sosiaalihuollon asiakastiedon arkistosta vaikeutuu.
Nykyisellään rekistereistä ei saada vertailukelpoista tietoa, koska yhtenäistä kirjaamiskäytäntöä ja sanaston käyttöä ei ole. Esimerkiksi huono-osaisuudesta saatava tieto on puutteellista, koska rekisterit kuvaavat kansalaisten hyvinvoinnin keskimääräistä tilannetta. Tämä johtuu siitä, että postikyselyt ja puhelinhaastattelut eivät tavoita kaikkein heikoimmassa asemassa olevia ihmisiä. (Ohisalo & Laihala & Saari, 2015, s. 438) Tietojen hakemista vaikeuttaa nykyisin myös se, että samoista asioista käytetään erilaisia käsitteitä. Sekaisin asiakasasiakirjoissa käytetään esimerkiksi termejä tuettu asuminen ja tukiasuminen.
Huomioita Sosiaalialan tiedonhallinnan sanaston käyttämisestä
Asiakasasiakirjalain 6 pykälässä on vaatimus vain yleisesti tunnettujen ja hyväksyttyjen käsitteiden ja lyhenteiden käytöstä. Ulla Tiililä (2016) ohjaa tarkistamaan yleiskielen sanakirjoista, onko lyhenne tai käsite yleisesti tunnettu tai hyväksytty. Kielitoimiston sanakirja on vapaasti käytettävissä osoitteessa www.kotus.fi. Sosiaalihuollon ammattihenkilöiden käyttöön ovat Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL ja Sanastokeskus TSK luoneet Sosiaalialan tiedonhallinnan sanaston, josta nyt on julkaistu versio 5.0. Se löytyy osoitteesta sosmeta.fi. ja sieltä valinta ”sanasto”. Versio 4.0 löytyy netistä kirjana ja sen alkuosassa on selvitetty sanaston rakenne ja merkitykset sekä käsitekaavioiden tulkinta. Versiosta 4.0 on apua sanaston tulkinnassa.
Esimerkki Tiedonhallinnan sanastosta, versio 5.0.:
käsitteen asiakirja määritelmä on:
tallenne, jolla on oikeudellista arvoa tai joka on laadittu tai vastaanotettu jonkin yhteisön tai yksittäisen henkilön toiminnan yhteydessä tai toimintaa varten
ja siihen liittyvä huomautus
Asiakirja voi sisältää kirjoitettua tekstiä, kuvaa tai ääntä. Se voidaan tallentaa sähköisessä tai paperimuodossa.
Asiakirja-käsitteeseen liittyvät käsitteet ovat asiakasasiakirja ja sosiaalihuollon asiakasasiakirja, jotka löytyvät sanastosta vain tästä kohdasta, koska ovat hierarkkisessa suhteessa asiakirja-käsitteeseen. Käsitettä sosiaalihuollon asiakasasiakirja ei löydy s-kirjaimen kohdalta. Sosiaalihuollon asiakasasiakirjan alta puolestaan löytyy 17 erilaista asiakirjatyyppiä. Asiakirjatyyppejä ovat esimerkiksi arvio, hakemus ja asiakaskertomusmerkintä.
Käsitekaavioiden ja koko Sosiaalialan tiedonhallinnan sanaston tutkiminen vaatii aikaa ja työrauhaa. Näitä sosiaalihuollon ammattilaisilla ei asiakasmäärät ja asiakkuuksien haasteet huomioiden ole, ellei niitä erikseen järjestetä. Tilastot kertovat lastensuojelun sosiaalityön tilanteesta ja siitä, että asiakastyön kirjaamiselle ei lastensuojelun sosiaalityössä ole tällä hetkellä riittävästi aikaa. Hallituksen esityksessä (HE 237/2018 vp) lastensuojelulain muuttamiseksi on koottu THL:n tilastoista kuvaus lastensuojelun tämänhetkisestä työtilanteesta. Lastensuojeluilmoituksia tehtiin vuonna 2017 yhteensä 139 368 kappaletta, kasvua vuodesta 2016 vuoteen 2017 on 15 prosenttia (HE 237/2018 vp,12). Vuonna 2018 lastensuojeluilmoitusten määrä oli 145 880, kasvua edellisestä vuodesta oli 5 prosenttia (THL). Vuonna 2017 tehtiin lastensuojelun asiakassuunnitelmia 24 391 kappaletta. Suunnitelma tehtiin vain 44 prosentille kaikista lastensuojelun avohuollon asiakkaista, joita oli 55 884. Vuonna 2016 lastensuojelun asiakassuunnitelmia tehtiin 45 prosentille asiakkaista. (HE 237/2018 vp, 14)
Jotta asiakassuunnitelmat voitaisiin laatia kaikille asiakkaille, tulisi sosiaalityöntekijäkohtaisen asiakasmäärän vähentyä. Asiakassuunnitelmien kattava laatiminen, kuten dokumentointi kokonaisuutenakin, on keskeistä sekä asiakkaan että sosiaalityöntekijän oikeusturvan kannalta. Sosiaali- ja terveysministeriön suosituksen mukaan lastensuojelun asiakasmäärä olisi 30–40 asiakasta työntekijää kohti (https://dev.hel.fi/paatokset/asia/hel-2017-004802/sotelk-2017-8/). Selvityshenkilö ylisosiaalineuvos Aulikki Kananoja ja Talentia puolestaan ovat esittäneet, että lapsen asioista vastaavalla sosiaalityöntekijällä olisi korkeintaan 25 lasta (Talentia).
Esimiehillä on tärkeä rooli siinä, että kirjaaminen tapahtuisi asiakasasiakirjalain 4 pykälän mukaisesti ajantasaisesti viipymättä ja riittävin tarpeellisin tiedoin. Sosiaalialan tiedonhallinnan sanastoon perehtyminen on osa määrämuotoisen kirjaamisen opettelua ja sille tulee varata oma aika. Esimiesten ohella kirjaamisvalmentajilla on iso rooli järjestäessään kirjaamiskoulutusta omissa organisaatioissaan. Pidemmällä aikavälillä käsitteiden haltuun ottaminen voi tuoda helpotusta työhön yhdenmukaistaessaan ja systematisoidessaan kirjaamista. Sanaston käyttö toteuttaa lain vaatimuksen yleisesti tunnettujen ja hyväksyttyjen käsitteiden käytöstä. Sanaston avulla kieli on tarkkaa ja yksiselitteistä. Asiakkaan osallisuuden kannalta kielen ymmärrettävyys on ydinkysymys ja ammattisanastoa on tarpeen selittää asiakkaalle, jottei kielestä tule muuria työntekijän ja asiakkaan välille.
teksti: sosiaalityöntekijä Mirka Matilainen
Lähteet:
Hallituksen esitys HE 345/2014 vp
Hallituksen esitys HE 237/2018 vp
Kananoja, A. Lastensuojelun kehittämisen suunta ja suositukset. Selvittämistyön luovutus- ja mediatilaisuus 15.2.2019. Sosiaali- ja terveysministeriö. https://stm.fi/documents/1271139/12247464/Selvityshenkil%C3%B6+Aulikki+Kananojan+esittelydiat+15.2.2019.pdf/41cb0fb1-c19f-cb0d-4a3b-52c73ca31c50/Selvityshenkil%C3%B6+Aulikki+Kananojan+esittelydiat+15.2.2019.pdf.pdf
Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista 254/2015
Ohisalo, M. & Laihala,T. & Saari, J.: Huono-osaisuuden ulottuvuudet ja kasautuminen leipäjonoissa. Yhteiskuntapolitiikka 5/2015. Vol 80. Terveyden ja hyvinvoinnin laitos. http://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2015102215027
Sosiaalialan tiedonhallinnan sanasto, versio 4.0 [Verkkojulkaisu] https://www.thl.fi/documents/920442/2940835/Sosiaalialan_tiedonhallinnan_sanasto_4_0.pdf
Sosiaalialan tiedonhallinnan sanasto, korjattu versio 5.0. https://thl.fi/documents/920442/2920708/sosiaalialan_tiedonhallinnan_sanasto_versio_5-0_korjattu.pdf 13.5.2019.
Sote-sanastot.fi. Sosiaali- ja terveydenhuollon tiedonhallinnan sanastot. https://sotesanastot.thl.fi/termed-publish-server
Sosmeta. Sosiaalihuollon asiakirjarakenteiden ja metatietojen palvelu. http://www.sosmeta.fi
Talentia. Mitoitus. https://www.talentia.fi/tyoelamainfo/hyvan-tyopaikan-kriteerit/mitoitus/
Lastensuojelu 2018. Terveyden ja hyvinvoinnin laitos. Tilastoraportti, SVT: 23/2019. THL 2019. http://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2019060418326
Tiililä, U. ”Kieli sosiaalihuollon asiakastyön dokumentoinnissa”. Kansa-koulu-hankkeen kirjaamisvalmennusmateriaali. 2016. Katsottu 26.9.19.
