Sosiaalihuollon Kanta- ja digiseminaarissa annettiin suuri arvo kirjaamisvalmentajille

Jatkona kevään suositulle seminaarille järjestettiin 12. joulukuuta Keski-Suomen sosiaalihuollon Kanta- ja digiseminaari II vielä ennen lomien alkamista. Seminaarissa kuultiin ajankohtainen katsaus asiakastiedon Kanta-arkistoon siirtymisen edistymisestä, Keski-Suomen digikehityksestä ja määrämuotoisen kirjaamisvalmennuksen tilanteesta. Katso seminaaritallenne ja esitykset tästä linkistä.

Keski-Suomen sosiaalialan osaamiskeskuksen johtaja Marja Heikkilä muisteli alkusanoissaan ensimmäistä sosiaalihuollon Kanta- ja digiseminaaria. Kevään jälkeen pohjoisessa Keski-Suomessa on lähdetty rohkeasti mukaan asiakastiedon Kanta-siirtoon ja monet kunnat ovat tehneet päätöksiä lähteä mukaan seuraaviin aaltoihin. Digiasioiden suhteen Keski-Suomessa tapahtuu kehitystä: maakunnallinen digiryhmä on käynnistynyt, johon mukaan pääsee ilmoittamalla Heikkilälle tai Kosken erikoissuunnittelija Sivi Talvensolalle. Lisäksi Kansa-koulu-hankkeissa muodostuneet kirjaamisvalmentajien verkostot toimivat tukena siirryttäessä määrämuotoiseen asiakastiedon kirjaamiseen, ja edellisenä päivänä järjestetty digisosiaalityöseminaari näyttää suuntaa kohti uudenlaista tulevaisuutta sosiaalialalla.

Alun tervehdyssanojen jälkeen puheenvuoron sai Keski-Suomen sairaanhoitopiirin digijohtaja Jari Porrasmaa, joka maalasi valtakunnallisen ja alueellisen kokonaiskuvan digitalisaatiosta ja isoista kehittämishankkeista. Keski-Suomen digikärjiksi muodostuivat sähköinen asiointi, sote-henkilöstön prosessien digitalisointi ja tiedolla johtaminen. Sähköiseen asiointiin kuuluvat esimerkiksi jo käyttöönotettu etävastaanotto, ajanvarauksen kehittäminen sekä ideat sähköisten palveluiden keskittämisestä samaan paikkaan, kun ne nyt ovat pirstaloituneena eri sivustoille. Sote-henkilöstön prosessien digitalisointi voi esimerkiksi tarkoittaa ohjelmistorobotteja, jotka poistavat rutiineja ja vapauttavat ammattilaisten aikaa muihin tehtäviin. Digitaalisuus mahdollistaa myös ajantasaisen ja monipuolisen tiedontuotannon tiedolla johtamisen tueksi.

Sairaanhoitopiirin digijohtaja Jari Porrasmaa esittelee sote-alojen digikärkiä Keski-Suomessa.

Porrasmaa mainitsee Keski-Suomen vahvuuksiksi mm. yliopistolla tehtävän tekoälytutkimuksen monitieteellisyyden, uuden sairaalan sekä asiakas- ja potilastietojärjestelmän mukanaan tuomat mahdollisuudet ja Kelan IT-yksikön sijoittumisen Jyväskylään. Esimerkiksi tekoälyä on hyödynnetty terveydenhuollossa säärihaavojen hoidon seurannassa, mutta miten sitä voisi käyttää sosiaalihuollossa? Tällöin oltaisiin aivan uudenlaisten ideoiden äärellä.

Tervehdyksen Terveyden ja hyvinvoinnin laitokselta toi erikoissuunnittelija Eija Martikainen, joka kertoi samalla Kanta-palveluihin siirtymisen ja sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönoton kokonaistilanteesta Suomessa. Asiakkaiden, ammattilaisten, palvelunantajien ja yhteiskunnan kannalta Kanta-palveluiden hyödyt tiivistyvät saatavuuteen, yhdenmukaisuuteen ja hyödynnettävyyteen: tieto on saatavilla, se on yhdenmukaisesti tuotettua ja näin ollen helposti hyödynnettävissä ja käytettävissä esimerkiksi tiedolla johtamisen perustaksi.

Martikainen huomauttaa, että Kantaan siirtymisellä ei ole vielä lakisääteistä velvoitetta, mutta aikaisessa vaiheessa mukaan lähtiessä on mahdollista toteuttaa tarvittavat muutokset rauhallisemmassa tahdissa. Kantaan siirtymiseen on Suomessa havahduttu kevään jälkeen, ja prosessiin lähteneitä on tullut huomattavasti lisää, mikä kertoo siitä, että asia on nähty tärkeänä. Martikainen esitti lämpimät onnittelut Saarikalle, jossa Kanta on otettu ensimmäisenä Keski-Suomessa käyttöön. Lopuksi Martikainen kertoi Kannan kansallisen käyttöönoton tuen muutoksista 2020 alusta alkaen, jolloin käyttöönoton tuki ja asiakasohjaus siirtyvät THL:ta Kelan vastuulle. Samalla hän esitteli Marjo Hirvosen, joka jatkaa hänen tehtävässään vuodenvaihteen jälkeen.

Seuraavaksi Kansa-koulu II -hankkeen hankejohtaja Marjo Orava esitteli määrämuotoisen kirjaamisvalmennuksen tilannetta hankkeen päättyessä vuodenvaihteeseen. Kansa-koulu II -hankkeen tavoitteena on ollut saada koko maahan yhtenevät tavat kirjata sosiaalihuollon asiakastietoa, jonka vuoksi on toteutettu valmennuksia ja tehty nykytilan kartoituksen työkalu. Kirjaamisvalmennuksissa on käsitelty määrämuotoista kirjaamista esimerkiksi asiakkaan osallisuuden, eettisyyden, tietosuojan ja sosiaalialan tiedonhallinnan sanaston näkökulmista. Tietääkö asiakas, mitä hänestä kirjataan, minne kirjataan ja kuka hänen tietojaan saa nähdä? Entä puhummeko samoista asioista eri nimillä? Kirjaamisosaamisen kautta ammattilaisen oma ammattitaito kehittyy, mikä vaikuttaa myös organisaation tarjoamien palveluiden laatuun. Laadukkaasti ja yhdenmukaisesti kirjatut tiedot voivat aidosti tukea tiedolla johtamista. Orava myös korostaa, että asiakastietoa kannattaa rohkeasti käyttää asiakkaan kokonaisvaltaisen tilanteen selvittämiseksi. Kanta-palveluiden sekä laadukkaan kirjauksen kautta asiakastieto on hyödynnettävissä siellä, missä asiakasta palvellaan tai hänen palvelijaan suunnitellaan.

Hankkeen aluekoordinaattorit ovat kouluttaneet yli 2000 kirjaamisvalmentajaa, jotka ovat edelleen vieneet tietoa ja osaamista yli 30 000 sosiaalihuollon ammattilaiselle. Silti hankkeen loppuessa vain 35 % julkisen sektorin ja 5 % yksityisen sektorin henkilöstöstä on saanut kirjaamiskoulutusta, ja sosiaalialan organisaatioissa on vasta nyt herätty valmennuksen tarpeeseen. Kuka tukee kirjaamisvalmentajia, ja miten kirjaamisosaamisen varmistetaan tulevaisuudessa? Hyvänä uutisena Orava kertoi lopuksi, että kaikki Kansa-koulu -hankkeen materiaalit tulevat vapaasti saataville Kaakkois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus Socomin sivuille.

Kehittäjät Elina Tynkkynen ja Katri Ylönen kertoivat seuraavaksi uuden asiakas- ja potilastietojärjestelmän (APTJ) kilpailutuksen edistymisestä, joka on käynnistynyt vuonna 2017. Mukana uudessa järjestelmässä ovat Keski-Suomen sairaanhoitopiirin lisäksi Essote, Vaasan keskussairaala ja Siun sote. Kilpailutusprosessissa on jäljellä enää kaksi toimittajaa, joiden välillä järjestetään ensi vuonna tuotevertailu. Hankintapäätös tehdään todennäköisesti keväällä 2020, jonka jälkeen alkavat asiakas- ja potilastietojärjestelmän suunnitteluvaihe ja käyttöönotto porrastetusti.

Uuden tietojärjestelmän tavoitteena on tukea ammattilaista työssään mutta mahdollistaa myös asiakkaan osallistaminen. Käytettävyydeltään hyvä järjestelmä sujuvoittaa myös tiedonkulkua ja tehostaa toimintaa, kun tietyt toiminnot, kuten tilastointi, jäävät automaation vastuulle ja päällekkäinen työ vähenee. Tynkkynen ja Ylönen huomauttavat, että kyseessä ei ole vain uuden tietojärjestelmän hankkiminen, vaan toimintatapojen muutos, jonka järjestelmä tuo mukanaan ja mahdollistaa.

Kehittäjät Elina Tynkkynen ja Katri Ylönen kertovat, miten asiakas,a ammattilainen ja organisaatio on otettava huomioon tietojärjestelmiä kehitettäessä.

Lounastauon jälkeen Tynkkynen ja Ylönen siirtyivät tarkastelemaan käyttäjäkokemuskyselyjä ja sosiaalialan ammattilaisten kokemuksia tietojärjestelmistä. He nostivat esiin Sote-tieto käyttöön 2020 -strategian, jolla on pyritty tukemaan sosiaali- ja terveydenhuollon uudistumista. Yhtenä tavoitteena strategiassa on se, miten tietojärjestelmät voivat tukea ammattilaisia työssään. Strategian toteutumisen väliarvioinnissa tosin todetaan, että työkalujen kehitys on ollut hidasta, eivätkä ne tue ammattilaisen tai asiakkaan prosesseja. Haasteita on varsinkin huonossa käytettävyydessä, tiedon liikkumisessa ja hyödyntämisessä sekä päällekkäisissä järjestelmissä. Tynkkynen ja Ylönen huomauttavat, että järjestelmien kehittämisessä mennään usein teknologia edellä, vaikka kärjessä pitäisi olla käytännön tarpeet. Tämän vuoksi alan ammattialaisia tarvitaan mukaan, jotta järjestelmät saadaan aidosti tukemaan työntekoa.

Käyttäjäkokemuksia on kerätty valtakunnallisesti sosiaalialalta ja ensi vuoden keväänä saadaan tutkimuksesta ensimmäisiä tuloksia. Keski-Suomessa käyttäjäkokemuskyselyitä toteutetaan uuden asiakas- ja potilastietojärjestelmän käyttöönoton eri vaiheissa sote-ammattilaisilla. Lisäksi tietoa kerätään järjestelmän koulutuksien toimivuudesta. Tynkkynen ja Ylönen nostavat esiin tärkeitä kysymyksiä pohtiessaan, ketä varten uutta järjestelmää kehitetään ja ketä järjestelmästä saatava tieto palvelee? Entä millaisen kuvan asiakkaasta järjestelmä luo? Mielenkiintoinen ja tärkeä huomio on myös se, että asiakkailta olisi tärkeää kysyä, millainen järjestelmä tulisi olla? Asiakkaat, ammattilaiset ja organisaatio ovat kaikki otettava huomioon tietojärjestelmää kehitettäessä.

Seuraavaksi kuultiin käytännön kokemuksia Kanta-palveluihin siirtymisestä Essoten johtavalta sosiaalityöntekijältä ja kehittämispäälliköltä Antti Mäkelältä. Essotessa lähdettiin Kanta-palveluihin siirtymisessä mukaan ensimmäiseen aaltoon vuonna 2017, joka aloitettiin henkilöstön kirjaamisvalmennuksilla ja sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen nykytilan kartoituksella. Ajoissa aloitetun prosessin myötä Essote hyväksyttiin kuudentena organisaationa koko maassa Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto -palveluun.

Mäkelä nosti esiin monia käytännön kokemuksia Kanta-palveluihin siirtymisestä. Hän korosti useasti kirjaamisvalmentajien ja -valmennusten merkittävää roolia, johon kannattaa panostaa ja osaamista päivittää säännöllisesti. Lisäksi suositeltavaa on hyödyntää toimintaympäristössä jo olevaa osaamista ja tehdä yhteistyötä, sillä esimerkiksi terveydenhuollossa työskentelevillä ja potilastiedon arkiston käyttöönotossa mukana olleilla työntekijöillä on arvokasta tietoa ja kokemusta prosessista. Myös asiakasasiakirjojen nykytilan kartoittaminen kannattaa tehdä huolella, ja määrämuotoisesta kirjaamisesta kannattaa keskustella jatkuvasti työyhteisössä. Poisoppiminen ja omista tavoista irrottautuminen eivät ole helppoa, mutta uudet asiakirjat ohjaavat ja strukturoivat työtä, kun niille antaa mahdollisuuden.

Lisää käytännön kokemuksia saatiin Keski-Suomen Kanta-pioneereista, jotka ovat mukana Kanta-palveluihin siirtymisen neljännessä aallossa. Suvi Tikander Äänekoskelta, Ulla Lamberg Saarikasta ja Marja Laurila Wiitaunionista kertoivat prosessin etenemisestä ja yhteistyön merkityksestä. Saarikassa on edetty kaikista pisimmälle: Lamberg kertoi käyttöönottokokeen onnistuneen edellisenä päivänä, mikä merkitsee sitä, että varsinainen käyttö aloitettaan seminaaripäivänä 12.12. Wiitaunionissa käyttöönottokoe tehtiin joulukuun alussa, jonka jälkeen jouduttiin korjaamaan muutamia ongelmia, ja Äänekoskella koe on tarkoitus suorittaa vielä tämän vuoden aikana.

Prosessista kuntien edustajat nostivat esiin yhteistyön merkityksen. Kanta-palveluiden siirtoon liittyen on pidetty kuntien yhteistyötapaamisia ja yhteydenpitoa tiivistetty, jotta tietoa on päästy vaihtamaan ja arkistointiprosessin etenemisjärjestystä miettimään. Lisäksi Keski-Suomen yhteisen Kanta-valmiusselvittelijän työ vuoden 2019 alussa nähtiin hyvin tärkeänä toimintana. Edellisten esitysten tapaan kuntien edustajat korostivat kirjaamisvalmentajien tekemän työn merkittävyyttä Kantaan siirtymisen yhteydessä, sillä ensimmäiset kirjaamisvalmennukset on pidetty jo 2016, mutta tarve oppien kertaamiselle kasvaa.

Seminaari lopetettiin keskustelutuokioon Tulevaisuuden sote-keskus -ohjelmasta ja miten sen tavoitteet voisivat toteutua digitalisaation kautta. Keskustelussa nousi esiin kysymys siitä, pitäisikö digitaalisuuteen liittyvät kehittämisasiat olla ensisijaisia vai viedäänkö niitä eteenpäin muiden asioiden rinnalla? Tärkeänä nähtiin myös se, ettei aloitettuja prosesseja, kuten määrämuotoinen kirjaaminen, tulisi jättää kesken vaan viedä loppuun. Sähköisillä palveluilla on merkitystä Keski-Suomen kaltaisessa maantieteellisesti suuressa maakunnassa, ja uudella asiakas- ja potilaistietojärjestelmällä on hienoja mahdollisuuksia sosiaali- ja terveydenhuollon tietojen jakamiseen asiakkaan parhaaksi.

Seminaarin osallistujien mielestä sosiaalihuollon Kanta- ja digiseminaarit ovat olleet hyödyllisiä ja tilaisuuksia tulisi jatkaa tulevaisuudessa. Seuraavaan seminaariin mennessä prosessit ovat liikahtaneet taas askeleen eteenpäin, ja todennäköisesti mielenkiintoista kehitystä kuullaan esimerkiksi asiakas- ja potilastietojärjestelmän suunnalta. Päivän materiaalit ovat nähtävillä Kosken sivuilla.

Teksti ja tulkinta: Taru Paavolainen